Oft fallen schon vor der Eintragung ins Handelsregister Kosten an, zum Beispiel für Büromöbel, einen Handy- oder Internetvertrag. Können diese Kosten schon geltend gemacht werden?
Ja, diese Kosten gelten als vorweggenommene Betriebsausgaben. Dazu steht im § 4 des Einkommensteuergesetzes.
„Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“
Bei der Gründung der GmbH ist die Besonderheit, dass zwischen drei Stufen der Gründung unterschieden werden muss. In dem Zeitraum von der Idee eine GmbH zu gründen bis hin zum Notartermin existiert eine Vorgründungsgesellschaft. Wenn du eine Ein-Mann-GmbH gründest, wird dieser Zeitraum wie ein Einzelunternehmen betrachtet.
Ab dem Notartermin nennt man die GmbH Vorgesellschaft, was mit dem Zusatz i.G. (in Gründung) deutlich gemacht wird. Diese Gesellschaft ist mit der späteren GmbH als identisch zu betrachten.
Nach der Eintragung der GmbH in das Handelsregister ist die finale GmbH entstanden.
Je nachdem, wann die Kosten für die spätere GmbH entstehen, gibt es verschiedene Dinge zu berücksichtigen, um sowohl den Betriebsausgaben- als auch den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Nähere Einschränkungen, wann eine Betriebsausgabe stattfinden darf, gibt es hier nicht. Dabei ist es nötig, eine Aufstellung der Betriebsausgaben mit den dazugehörigen Belegen einzureichen. Selbst Reisekosten beispielsweise mit dem eigenen Pkw können mithilfe eines Fahrtenbuches oder anderen Belegen abgesetzt werden.
Die Vorsteuerbeträge sind auch abzugsfähig: Die umsatzsteuerliche Unternehmereigenschaft beginnt mit dem ersten nach außen erkennbaren, auf eine Unternehmertätigkeit gerichteten Tätigwerden, wenn die spätere Ausführung entgeltlicher Leistungen beabsichtigt ist und die Ernsthaftigkeit dieser Absicht durch objektive Merkmale nachgewiesen oder glaubhaft gemacht wird.
Gemäß § 15 UStG ist natürlich Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug, dass die Leistung oder Lieferung für das neue Unternehmen und nicht etwa für den privaten Bedarf erbracht wurde. Dies sollte deutlich gemacht werden, indem die Kosten an die GmbH weiter belastet werden. Wenn du zum Beispiel schon Kosten vor dem Notartermin für deine GmbH hattest, wurden diese Kosten im ersten Schritt sicherlich von dir privat bezahlt. Diese für die GmbH verauslagten Kosten sollten an die GmbH weiterbelastet werden.
Bleibt noch die Frage, wann sie abgezogen werden. Rein rechtlich mit Ablauf des Monats, wo sie entstanden sind. Tatsächlich hat das Finanzamt aber noch kein Kennzeichen „U“ gesetzt und wird diese Vorsteuer deshalb in der ersten regulären UStVA erwarten. EDV geht vor AO.
Zu beachten ist, dass das Finanzamt einer Steuererstattung zustimmen muss, was es meist durch Auszahlung des Guthabens tut. Bei größeren Beträgen sollte man nachfrageverdächtige Belege gleich mit an das FA geben, um Zeit zu sparen.
Bitte beachte, dass wir bei der Beantwortung der Frage davon ausgegangen sind, dass die GmbH auch wirklich in das Handelsregister eingetragen wird und keine nicht realisierte Gründung vorliegt.
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