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GmbH-Geschäftsführer:in – Pflichten, Bestellung, Haftung und mehr

Als Geschäftsführer:in bist du die gesetzliche Vertretung der GmbH. Du darfst im Namen der Gesellschaft eigenständig Geschäfte tätigen oder Verträge abschließen.

Geschäftsführer:innen gelten neben der Gesellschafterversammlung als zweites verpflichtendes Organ einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

Welche Aufgaben und Pflichten du als Geschäftsführer:in hast, wann eine persönliche Haftung möglich ist und wie die Geschäftsführerbestellung verläuft, erfährst du im Folgenden.

GmbH Geschäftsführer-in 1

Die Voraussetzungen, um Geschäftsführer:in zu werden

Eine GmbH muss einen oder mehrere Geschäftsführer:innen haben. Nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person kann als Geschäftsführer:in bestellt werden. Auch Nicht-EU-Bürger:innen dürfen die Geschäftsführung einer GmbH übernehmen. Als Gesellschafter:in einer GmbH kannst du die Rolle ebenfalls besetzen.

In der Regel musst du als Geschäftsführer:in keine bestimmten Qualifikationen erfüllen. Ausnahmen bilden hier beispielsweise Handwerksbetriebe, bei denen die Geschäftsführung oder Betriebsleitung handwerksrechtliche Voraussetzungen, wie beispielsweise einen Meisterbrief, vorweisen muss. Auch in anderen Branchen, wie der Gastronomie oder dem Versicherungswesen, können Genehmigungen nötig sein. Für Geschäftsführer:innen einer GmbH mit dem Ziel des Vermögensaufbaus gibt es jedoch keine solcher Einschränkungen.

Nicht für die Geschäftsführung geeignet sind Personen, die bestimmte Straftaten begangen haben. Nach rechtskräftiger Verurteilung greift hier meist für fünf Jahre eine Sperre für die Tätigkeit als Geschäftsführer:in. Zeiten der Inhaftierung zählen nicht in die Sperrfrist, gezählt wird also erst nach der Entlassung.

Zu den Straftaten, die zur fünfjährigen Sperrfrist als Geschäftsführer:in führen, zählen unter anderem:

check   Insolvenzverschleppung

check  Kredit- oder Kapitalanlagebetrug

check  Veruntreuung

check  Bankrott

check  Verletzung der Buchführungspflicht

check  Gläubiger- oder Schuldnerbegünstigung

 

 

Geschäftsführer:in einer GmbH – Aufgaben und Pflichten

Aus der Bestellung zum:zur Geschäftsführer:in ergeben sich einige Rechte und Pflichten. Dazu gehören:

Organschaftliche Vertretung der GmbH im Außenverhältnis

Verfolgung des Gesellschaftszwecks und der Ziele der Gesellschaft

Sicherstellung der ordnungsgemäßen Buch- und Steuerabführung (auch unter Unterstützung Dritter, bspw. Steuerberater:in)

Einhaltung der Treuepflicht (Wettbewerbsverbot während der Amtszeit, keine persönliche Bereicherung)

Einberufung der Gesellschafterversammlung und ggf. Befolgung der Weisungen der Gesellschafterbeschlüsse

Verpflichtung zur Auskunft in Gesellschaftsangelegenheiten auf Anfrage der Gesellschafter:innen (Informationspflicht)

Die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung

Die Ernennung einer Person, die die Rolle eines:einer Geschäftsführer:in ausübt, nennt sich Bestellung. Sie erfolgt bereits bei Errichtung der GmbH, um die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft zu gewährleisten. Es gibt folgende Möglichkeiten der Geschäftsführer-Bestellung:

check   durch einen Gesellschafterbeschluss (Errichtungsprotokoll in der Gründungsurkunde)
check   durch den Gesellschaftsvertrag (weniger empfehlenswert, da der:die Geschäftsführer:in so fester Bestandteil der Satzung wird und jede Änderung einer kostspieligen neuen Beurkundung bedarf)
check   direkt bei Eintragung ins Handelsregister

Mit der Abberufung des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin wird die Stellung als Vertretung der GmbH wieder beendet. Die Abberufung kann durch Mehrheitsbeschluss der Gesellschafterversammlung erfolgen. Ein wichtiger Grund ist dafür nur erforderlich, wenn dies zuvor in der Satzung (dem Gesellschaftsvertrag) so festgehalten wurde.

Führst du eine Ein-Person-GmbH, in der du gleichzeitig Gesellschafter:in und Geschäftsführer:in bist, ist die formelle Abberufung für dich natürlich redundant, da du immer beide Organe der GmbH bekleiden musst. Wichtig ist hier die Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot, §181 BGB. Dadurch wird es dir ermöglicht, mit dir selbst in der GmbH Geschäfte abzuschließen und z.B. einen Rahmendarlehensvertrag zu vereinbaren.

Beachte: Ein:e Geschäftsführer:in kann das Amt auch selbst ablegen. Dies gilt dann nicht als Abberufung. Die Niederlegung muss der Gesellschafterversammlung mitgeteilt und umgehend beim Handelsregister angemeldet werden.

Ohne Geschäftsführer:in ist eine GmbH führungslos und nicht mehr handlungsfähig. Deswegen ist die Bestimmung einer rechtlichen Vertretung und die Erstellung eines Notfallordners mit allen wichtigen Dokumenten für den Ernstfall unabdinglich.

GmbH-Geschäftsführer-in 2

Der Geschäftsführervertrag – nicht verpflichtend aber ratsam

Durch die Bestellung zum:zur Geschäftsführer:in entsteht nicht automatisch ein Anstellungsverhältnis mit der Gesellschaft. Dieses wird zumeist über einen schriftlichen Geschäftsführervertrag begründet und regelt beziehungsweise definiert unter anderem:

check   den konkreten Aufgabenbereich und Umfang der Befugnisse

check  durch Gesellschafter:innen zustimmungsbedürftige Geschäfte

check  interne Beschränkungen der Vertretungsmacht

check  vertragliche und nachvertragliche Wettbewerbsverbote

check  die Vergütung

Der Geschäftsführervertrag ist rechtlich nicht verpflichtend, jedoch im Streitfall oder bei einer Steuerprüfung empfehlenswert.

Vorsicht ist gerade im Fall einer Ein-Person-GmbH geboten: Ohne Anstellungsvertrag beurteilt das Finanzamt die Auszahlung des Lohnes schnell als verdeckte Gewinnausschüttung.

 

 

Anstellung – ist ein:e Geschäftsführer:in sozialversicherungspflichtig?

Solltest du vor dem Abschluss eines Geschäftsführervertrages stehen, empfiehlt es sich, die steuerlichen Konsequenzen mit einem Steuerbüro abzuklären. Denn entsprechend der Ausgestaltung des Vertrages kann sich eine Sozialversicherungspflicht ergeben. Diese hängt insbesondere von der Weisungsgebundenheit ab.

Fremdgeschäftsführer:in

Ist der:die Geschäftsführer:in nicht selbst als Gesellschafter:in an der GmbH beteiligt, gilt dies als Fremdgeschäftsführer:in. Fremdgeschäftsführer:innen unterliegen dem Weisungsrecht der Gesellschafter:innen und sind deshalb sozialversicherungspflichtig.
Eine Ausnahme besteht hier nur, wenn der:die Fremdgeschäftsführer:in komplett weisungsfrei und ohne Einfluss der Gesellschafter:innen Entscheidungen treffen darf.

Gesellschafter-Geschäftsführer:in

Gesellschafter:innen, die mehr als 50 Prozent Unternehmensanteile halten oder eine Ein-Personen-GmbH führen, gelten als selbstständige Geschäftsführer:in und sind somit von der Sozialversicherungspflicht befreit.
Hält ein:e Gesellschafter-Geschäftsführer:in zwar weniger als 50 Prozent Anteile, aber bekommt eine Sperrminorität – also ein Vetorecht – gewährt, kann er:sie ebenfalls von der Sozialversicherungspflicht befreit werden.

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Die Kündigung der Geschäftsführung

Die Kündigung des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin unterscheidet sich von der Abberufung. Bei der Abberufung verliert der:die Geschäftsführer:in die rechtliche Stellung als Organ und Vertretung der GmbH, bleibt jedoch bis zur Kündigung weiter im Anstellungsverhältnis mit der GmbH.

Regelungen rund um die Kündigung hängen von der Art der Geschäftsführung ab:

Gesellschafter-Geschäftsführer:in

Da die Geschäftsführer-Anstellung einer Gesellschafterin oder eines Gesellschafters zumeist als reiner Dienstvertrag behandelt wird, gestaltet sich die Kündigungsfrist – soweit nicht anders vertraglich festgelegt – sehr kurz. Bei monatlicher Vergütung ist die Kündigung spätestens am 15. eines Monats für den Schluss des Kalendermonats (§ 621 BGB) möglich.

Die ordentliche Kündigung des Anstellungsverhältnisses kann auch ohne wichtigen Grund erfolgen. Sowohl Frist als auch Kündigungsgründe können im Anstellungsvertrag auch anders geregelt werden.

Fremdgeschäftsführer:in

Im Arbeitsrecht erfolgt eine andere Differenzierung bezüglich der Einordnung einer Fremdgeschäftsführer:in als Arbeitgeber:in oder -nehmer:in, als dies im Rahmen der Sozialversicherung der Fall ist. Fremdgeschäftsführer:innen werden in der Regel genauso wie Gesellschafter-Geschäftsführer:innen auf Basis eines freien Dienstvertrages angestellt und unterliegen somit denselben Kündigungsfristen. Sie gelten als Arbeitgeber:in und nicht als Arbeitnehmer:in und profitieren somit auch nicht von den Regelungen des Kündigungsschutzes für Arbeitnehmer:innen.

Nur in Ausnahmefällen kann ein Arbeitsverhältnis, und damit der Status als Arbeitnehmer:in inklusive Kündigungsschutz, aufgrund einer starken persönlichen Abhängigkeit und ständigen Kontrolle durch die Gesellschafter:innen begründet werden. Das gewöhnliche Weisungsrecht der Gesellschafter:innen gegenüber dem:der Fremdgeschäftsführer:in allein genügt nicht, um den:die Fremdgeschäftsführer:in als Arbeitnehmer:in einzuordnen.

Zur Beurteilung der Lage deines Einzelfalles solltest du dir rechtliche Unterstützung suchen.

Geschäftsführerhaftung: Gibt es eine private Haftung?

Die Haftungsbeschränkung einer GmbH ist der große Vorteil dieser Gesellschaftsform. Da sie eine juristische Person darstellt, werden Handlungen auch der GmbH selbst zugeordnet. Deshalb haftest du als Geschäftsführer:in grundsätzlich nicht mit deinem privaten Vermögen für Verbindlichkeiten der GmbH.

Eine private Haftung kommt nur in Frage, wenn du deine Pflichten als Geschäftsführer:in verletzt. Pflichtverletzungen, die eine private Haftung zur Folge haben können, sind unter anderem:

Unterlassene Insolvenzantragspflicht

Der:die Geschäftsführer:in versäumt es, rechtzeitig einen Insolvenzantrag zu stellen, obwohl die GmbH zahlungsunfähig oder überschuldet ist.

Erweckung eines Rechtsscheins

Der:die Geschäftsführer:in erweckt bei Vertragsschluss den Anschein als Einzelkaufmann zu handeln, anstatt im Namen der GmbH.

Verletzung der Informationspflicht

Der:die Geschäftsführer:in unterlässt es, die Gesellschafter:innen über wichtige Informationen, wie beispielsweise Verluste oder Geschäftsentwicklungen, zu informieren.

Verletzung der Treuepflicht

Der:die Geschäftsführer:in handelt in eigenem Interesse und zum Nachteil der Gesellschaft, anstatt deren Interessen bestmöglich zu wahren.

Veruntreuung von Gesellschaftsvermögen

Der:die Geschäftsführer:in verwendet Gelder oder Vermögenswerte der GmbH für persönliche Zwecke oder zum eigenen Vorteil.

Missachtung von Verboten und Beschränkungen

Der:die Geschäftsführer:in handelt entgegen rechtlicher Verbote und trägt zur Verletzung von Rechten Dritter bei.

Geschäftsführergehalt beziehen – eine Frage der Wahl

Geschäftsführer:innen einer GmbH müssen nicht zwangsläufig ein Gehalt beziehen. Da du in der Regel auf Basis eines Dienstvertrages angestellt bist, unterliegst du auch keinen tariflichen oder honorarrechtlichen Vorschriften bezüglich eines Mindestgehalts.

Eine Ausnahme können hier Fremdgeschäftsführer:innen darstellen, wenn sie in persönlicher Abhängigkeit weisungsgebunden agieren. In diesem Fall gelten sie als Arbeitnehmer:in und haben zumindest Anspruch auf den Mindestlohn.
Bezüglich der Höhe eines Geschäftsführergehaltes ist zu beachten, dass es einem sogenannten Fremdvergleich standhalten muss. Wenn das gezahlte Gehalt deutlich über dem branchenüblichen Niveau liegt, könnte dies den Tatbestand einer verdeckten Gewinnausschüttung erfüllen.

Die Tätigkeit als Gesellschafter-Geschäftsführer:in einer GmbH kann sowohl entlohnt als auch unentgeltlich erfolgen. Eine Gesellschafter-Geschäftsführer:in ist grundsätzlich keine Arbeitnehmer:in, zumindest dann nicht, wenn eine relevante Beteiligung an der GmbH und keine starke Abhängigkeit sowie Weisungsgebundenheit bestehen.


Soll der:die Geschäftsführer:in ein Gehalt beziehen, so empfiehlt es sich, dies in einem Geschäftsführervertrag zu regeln. Zwar kann der Vertrag auch mündlich zustande kommen, eine schriftliche Vereinbarung ist jedoch ratsam. Dies ist besonders wichtig bei einer Ein-Person-GmbH, um späteren Vorwürfen einer verdeckten Gewinnausschüttung vorzubeugen.

Steuerrechtlich werden Minderheits-, Mehrheits- oder Alleingesellschafter-Geschäftsführer:innen genauso wie Fremdgeschäftsführer:innen als Arbeitnehmer:innen behandelt. Steuer-, Arbeits- und Sozialrecht decken sich in der Begrifflichkeit und Abgrenzung also nicht, was zu allerlei Verwirrung führen kann. Die Behandlung als Arbeitnehmer:in führt dazu, dass deine Bezüge als Geschäftsführer:in lohnsteuerpflichtig sind. Der Vorteil: So kannst du Werbungskosten abziehen.

Geschäftsführer:in – die häufigsten Fehler

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Daniel

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Der:die Geschäftsführer:in einer GmbH – Fragen & Antworten

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Was verdient ein:e Geschäftsführer:in einer GmbH?

Die Vergütung eines:einer GmbH-Geschäftsführer:in ist optional. Wenn eine Vergütung gezahlt wird, sollte sie dem Fremdvergleich entsprechen und branchenüblich sein. Laut einer Studie des deutschen Steuerberaterverbandes von 2021 beträgt das durchschnittliche Jahresgehalt für Geschäftsführer:innen 180.000 Euro.

Wie viele Geschäftsführer:innen kann eine GmbH haben?

Gesetzlich ist keine maximale Anzahl der Geschäftsführer:innen pro GmbH definiert. Die Position kann durch eine oder mehrere Personen bekleidet werden, die sich die Vertretung der GmbH teilen, soweit dies nicht anders im Gesellschaftsvertrag geregelt ist.

Wann haftet der:die Geschäftsführer:in einer GmbH mit dem Privatvermögen?

Die GmbH ist in ihrer Haftung grundsätzlich auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. Der:die Geschäftsführer:in haftet nur bei Pflichtverletzungen beziehungsweise wenn er:sie die sogenannte „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes“ (§ 43 GmbHG) verletzt, mit dem Privatvermögen.

Was muss ein:e Geschäftsführer:in einer GmbH beachten?
Der:die Geschäftsführer:in vertritt die GmbH. Aus der Bestellung ergeben sich einige Pflichten, die zu beachten sind:

  • Buchführung
  • Erstellung Steuererklärungen und
    Entrichtung Steuern
  • Insolvenzantragspflicht
  • Treuepflicht
  • Informationspflicht gegenüber den Gesellschafter:innen


 

Was passiert wenn der:die Geschäftsführer:in einer GmbH stirbt?