Optimiere deine Steuerlast

Der umfassende Leitfaden zu Betriebsausgaben

Bei Betriebsausgaben handelt es sich um die Ausgaben, die im Rahmen deiner betrieblichen Tätigkeit anfallen. Sie stehen also in einer direkten Verbindung zu deiner Leistungserbringung, beziehungsweise deinem Unternehmenszweck und sind dementsprechend betrieblich veranlasst. Manche Betriebsausgaben kannst du vollständig, andere nur teilweise absetzen. Eines haben jedoch alle Betriebskosten gemeinsam: Sie reduzieren deinen Gewinn und wirken sich somit auf deine Steuerlast aus.

Wer sich genauer mit der Frage zu befasst, welche Betriebsausgaben abzugsfähig sind und wo gegebenenfalls eine Betriebsausgaben-Pauschale festgelegt wurde, erkennt schnell, wie umfangreich das Thema ist.

Erfahre, was du mit einer GmbH in Bezug auf Betriebsausgaben beachten musst, wann es sich um nicht abzugsfähige Betriebsausgaben handelt und wie du selbst in eine vermögensverwaltende GmbH Kosten einbringen und Gels sparen kannst!

Definition: Betriebsausgaben

Betriebsausgaben einer GmbH sind alle Aufwendungen, die durch die geschäftlichen Aktivitäten des Unternehmens entstehen. Diese Ausgaben sind zumeist steuerlich abzugsfähig und reduzieren den zu versteuernden Gewinn der GmbH, was wiederum zu einer Senkung der Steuerlast führt.

Betriebsausgaben unterscheiden sich im Wesentlichen durch ihre steuerliche Abzugsfähigkeit. Nicht abzugsfähige Posten wie bestimmte Repräsentationskosten oder Strafen und Bußgelder sind Betriebsausgaben, die nicht vom steuerpflichtigen Gewinn abgezogen werden und somit die Steuerlast nicht beeinflussen. Nachträgliche Betriebsausgaben entstehen nach dem Verkauf oder der Aufgabe eines Betriebsteils und sind unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls abzugsfähig. Unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben wie Miete, Löhne und Gehälter oder Büromaterial stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit und können in voller Höhe vom Gewinn steuermindernd abgezogen werden.

Übersicht zu gängigen Betriebsausgaben als Liste

Wenn du eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft gründest, entstehen unweigerlich Kosten für den:die Notar:in, die Eintragung ins Handels- und Gewerberegister sowie für die steuerliche Beratung. Diese Ausgaben kannst du unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzen, was dir ermöglicht, deine steuerliche Belastung zu verringern.
Im Geschäftsalltag können weitere Betriebsausgaben hinzukommen, wie laufende Bürokosten, Mitarbeitergehälter, Marketingausgaben und Investitionen in Technologie oder Ausrüstung, die ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden können, um die finanzielle Effizienz deines Unternehmens weiter zu optimieren.

Hier ein Überblick betrieblicher Ausgaben:

Personalkosten: Gehälter, Löhne, Sozialversicherungsbeiträge, Fortbildungen und Seminare

Raumkosten: Miete, Nebenkosten, Instandhaltung von Geschäftsräumen

Bürobedarf und -ausstattung: Computer, Softwarelizenzen, Büromaterial und Fachliteratur

Fahrzeugkosten: Leasingraten, Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen für Betriebsfahrzeuge

Kommunikationskosten: Telefon, Internet, Postgebühren

Werbung und Marketing: Anzeigen, Webseite, Messeauftritte

Reisekosten: Flugtickets, Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwendungen

Versicherungen: Berufshaftpflichtversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung, Rechtsschutz

Beratungskosten: Steuerberatung, Rechtsberatung, Unternehmensberatung

Abschreibungen: für Abnutzung von Anlagevermögen wie Maschinen, Fahrzeuge, Gebäude

Finanzierungskosten: Zinsen für Kredite, Leasingraten

Lizenzen und Gebühren: für Software, Musik, Patente

Forschung und Entwicklung: Kosten für die Entwicklung neuer Produkte oder Verfahren

Steuern: Gewerbesteuer, Umsatzsteuer auf Eingangsleistungen

Betriebsausgaben für Geschenke an Geschäftspartner:innen oder Kund:innen sind unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar
Wichtig ist, dass diese Ausgaben klar geschäftlich motiviert sind und bestimmte steuerliche Grenzen nicht überschreiten

Gut zu wissen: Spenden können grundsätzlich als Betriebsausgaben abgezogen werden, sofern sie den Gewinn mindern und betrieblich veranlasst sind. Jedoch sind Spenden häufig nicht direkt betrieblich veranlasst und fallen dann unter die Regelungen für Spenden als Sonderausgaben oder spezielle steuerliche Abzugsmöglichkeiten. Beachte, dass es spezifische Höchstgrenzen für den Abzug von Spenden gibt. Diese richten sich nach dem Zweck der Spende und dem:der Empfänger:in.

Betriebsausgaben einer vermögensverwaltenden GmbH

Vorraussetzung: Zusammenhang mit Unternehmenszweck

Die Kosten müssen in direktem Zusammenhang Unternehmenszweck deiner GmbH gemäß Gesellschaftsvertrag stehen. Es gilt, dem Finanzamt nachvollziehbar darzulegen, dass die Ausgaben zur Gewinnerzielung beitragen. Die spezifischen Anforderungen variieren je nach der Art deiner Geschäftstätigkeit.

Wichtig: Korrekte Abrechnung

Die Rechnung muss auf deine GmbH ausgestellt sein, da dies die steuerrechtliche Zuordnung der Ausgaben zur GmbH ermöglicht und belegt, dass die Kosten tatsächlich im geschäftlichen Kontext entstanden sind.

Grundlegend: Ausgaben, die abgesetzt werden können

Mit deiner vermögensverwaltenden GmbH (vvGmbH) zielst du auf den Vermögensaufbau und die Durchführung von Investitionen ab. Kosten für Betriebsmittel wie Computer oder Fortbildungsmaßnahmen einschließlich (Trading-)Seminaren sowie damit verbundene Reisekosten können abgesetzt werden. Auch Beratungskosten oder Buchhaltungskosten, beispielsweise von RIDE, sind abzugsfähig.

Option: Leistungen als Teil des Gehalt verrechnen

Beachte jedoch, dass nicht alle Kosten abzugsfähig sind, ein Firmenwagen lässt sich in einer vvGmbH bspw. schwer begründen. Eine alternative Möglichkeit, diesen dennoch absetzen zu können, bietet die Verrechnung bestimmter Leistungen als Teil des Gehalts. Dafür musst du als Geschäftsführer:in bei deiner GmbH angestellt, der Dienstwagen kann dann Teil des Gehaltes sein.

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Vorweggenommene Betriebsausgaben bei der GmbH in Gründung

Vorweggenommene Betriebsausgaben sind für eine GmbH in Gründung von großer Bedeutung, da sie bereits vor der formellen Eintragung in das Handelsregister angefallene Kosten steuerlich geltend machen kann. Nach § 4 des Einkommensteuergesetzes sind Betriebsausgaben Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Dies gilt bereits für die Phase vor der offiziellen Gründung der GmbH.

Die Gründung einer GmbH lässt sich in drei Phasen unterteilen:

Vorgründungsphase: Dies ist der Zeitraum von der Geschäftsidee bis zum Notartermin. In dieser Phase wird, insbesondere bei einer Ein-Mann-GmbH, ähnlich wie bei einem Einzelunternehmen verfahren.

Vorgesellschaft (i.G. - in Gründung): Vom Notartermin bis zur Eintragung ins Handelsregister. Die Vorgesellschaft gilt als identisch mit der späteren GmbH.
Eingetragene GmbH: Nach Eintragung ins Handelsregister.

Die in diesen Phasen anfallenden Kosten kannst du als vorweggenommene Betriebsausgaben geltend machen. Wichtig ist, dass du über diese Ausgaben detailliert Buch führst und alle Belege sorgfältig sammelst. Dazu gehören auch Ausgaben für Büromöbel oder Verträge für Handy und Internet, die bereits vor der offiziellen Gründung angefallen sind.

So setzt du Kosten in deiner vermögensverwaltenden GmbH richtig ab

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Daniel

Gründer und Börsen-Trainer

Fragen & Antworten

Wie berechnet man Betriebsausgaben?

Um Betriebsausgaben einer GmbH zu berechnen, sind zunächst alle geschäftlichen Ausgaben zu erfassen. Dann prüfst du ihre Abzugsfähigkeit gemäß steuerrechtlichen Vorgaben und ziehst die Vorsteuer ab. Kategorisiere die Ausgaben für eine bessere Übersicht und addiere die abzugsfähigen Beträge, um die Gesamtbetriebsausgaben zu ermitteln. Bewahre alle Belege sorgfältig auf. Betriebsausgaben werden von den Betriebseinnahmen abgezogen, um den Gewinn deines Unternehmens zu ermitteln. Eine regelmäßige Berechnung, beispielsweise quartalsweise, bietet eine bessere Übersicht und hilft bei der Finanzplanung.

Für welche Betriebsausgaben gibt es Pauschalen?

Es gibt verschiedene Pauschalen für Betriebsausgaben wie für Verpflegungsmehraufwendungen, Bewirtungskosten, die Home Office Pauschale, Übernachtungspauschalen und andere, die unter bestimmten Bedingungen anwendbar sind.

Was sind nicht abziehbare Betriebsausgaben?

Nicht abziehbar sind Ausgaben, die zwar betrieblich veranlasst sein können, aber speziellen Beschränkungen unterliegen. Dazu gehören Geschenke über 35 Euro an Nicht-Arbeitnehmer:innen und Verpflegungsmehraufwendungen, die die festgelegten Pauschalen überschreiten.

Was sind beschränkt abziehbare Betriebsausgaben?

Bewirtungskosten sind ein Beispiel für beschränkt abziehbare Betriebsausgaben, von denen nur 70 Prozent absetzbar sind, da ein privater Anteil von 30 Prozent unterstellt wird. Die Vorsteuer für diese Ausgaben kann allerdings voll abgezogen werden.

Was gilt nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) für Betriebsausgaben?

Nach § 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) werden Betriebsausgaben als Ausgaben definiert, die durch den Betrieb veranlasst sind und somit den Gewinn mindern. Für ihre steuerliche Anerkennung ist es erforderlich, dass sie betrieblich notwendig, angemessen und nachweisbar sind.

Gelten Posten wie Bußgelder als Betriebsausgaben?

Bußgelder, Strafen und ähnliche Leistungen sind nach deutschem Steuerrecht grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig, da sie nicht als betrieblich notwendig erachtet werden.

Wie wirken sich Betriebsausgaben auf die Steuer aus?

Betriebsausgaben mindern den steuerpflichtigen Gewinn und somit die Einkommen- oder Körperschaftsteuerlast des Unternehmens. Sie führen zu einer direkten Steuerersparnis und verbessern dadurch die Liquidität des Unternehmens.

Wie sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben im Kontenrahmen SKR03 gekennzeichnet und was umfassen sie?

Im Kontenrahmen SKR03 sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben speziell gekennzeichnet, um sie von abzugsfähigen Ausgaben zu unterscheiden. Diese Kennzeichnung hilft bei der Buchführung, Ausgaben zu identifizieren, die vom Finanzamt nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden und somit den Gewinn nicht mindern dürfen. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Bewirtungskosten, Geschenke über den steuerlich erlaubten Betrag hinaus oder Strafzahlungen.

Wer steckt hinter RIDE?

Christine Kiefer und Felix Schulte sind die Gründer und, gemeinsam mit Samed Yilmaz, Geschäftsführer von RIDE. Christine wirkte bereits an verschiedenen Fintechs mit, unter anderem als Co-Founderin bei PAIR Finance. Sie unterstützte den FinTechRat des Bundesministeriums und hat mit den „Fintech Ladies“ ein Netzwerk für Frauen in der Finanzbranche geschaffen. Seit Januar 2022 ist sie Partnerin beim VC Angel Invest. Felix gründete 2011 das E-Commerce-Unternehmen NewStore und verkaufte dieses 2016 – natürlich steueroptimiert mit der vermögensverwaltenden GmbH. Danach arbeitete er als Entrepreneur in Residence bei ARB Investment Partners.
Beide schlossen sich 2018 zur Gründung von RIDE zusammen. Das gemeinsame Ziel: Mehr Menschen einen besseren Vermögensaufbau zu ermöglichen.
Seit Ende 2023 unterstützt Samed Yilmaz sie in dieser Mission und bringt seine umfangreiche Erfahrung aus über 20 Jahren in Banking und Brokerage ein. So war er zuletzt CEO der FXFlat Bank AG, die er zuvor in verschiedenen führenden Positionen auf dem Weg zur Errichtung einer deutschen Bank begleitet hatte.

Warum RIDE?

RIDE ist das erste Fintech, das sich auf die echte Rendite, nach Steuern und Kosten, konzentriert. Wir helfen unseren Kundinnen und Kunden, ihr Vermögen intelligent zu strukturieren, um mehr investieren und netto mehr konsumieren zu können.

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